Reunionitis

¿Cuándo fue la última vez que participaste en una reunión que orgullosamente sentiste que invertías tu tiempo en algo productivo?  ¿Has tenido alguna vez la impresión de haber salido de una reunión en la que no se decidió nada, a pesar de que estaban presentes todos los involucrados? ¿Cuántas veces tienes la sensación de que tu tiempo estaría mejor invertido realizando otra tarea o en otra parte?… y sobre todo ¿Cómo te sientes cuando eres convocado para una nueva reunión?

En un mundo donde las grandes transformaciones políticas y económicas se suceden vertiginosamente, la definición de estrategias es muy importante para las organizaciones, pero dos actividades poco estratégicas ocupan la mayor parte del tiempo laboral de la mayoría de los ejecutivos con funciones directivas en las empresas.  Una actividad es la que nos lleva a dedicar varias horas corridas o a intervalos, frente al computador revisando y contestando correos electrónicos y otra actividad es la que nos lleva a participar en indeterminada cantidad de reuniones, planificadas o imprevistas, pero que ocupan más del 50% del tiempo de los ejecutivos, directores y gerentes.

En mi experiencia personal he observado como en las organizaciones se trazan pautas, implementan modelos y se imparten entrenamientos para el manejo efectivo del tiempo, para intentar lograr la eficiencia de las agendas laborales, para obtener el formato adecuado de productividad en las reuniones…. Y no les funciona, porque continúan llevando los mismos esquemas y modelos de siempre.  Es que el problema no está en los formatos ni en los esquemas ni en las agendas, la falta de productividad está en los miembros del equipo que tratan de dar vueltas a las novedades, para caer en el ineficiente esquema de siempre.

Muchas veces en lugar de invertir el tiempo asimilando el nuevo modelo o la nueva propuesta, se gasta el tiempo ubicando las fallas o los puntos que no van a aplicar en la organización específica.  No importa que analicemos los costos que generan horas eternas de reuniones de acuerdo a los salarios de los ejecutivos involucrados, no importa que nos planteemos una y otra vez, la necesidad de determinar el objetivo de las reuniones, no importa cuántas agendas, control de tiempo o cálculos de las interacciones posibles se lleven a las reuniones, si no se toma en cuenta la necesidad de enfocarse en los temas estratégicos del negocio y se pone de lado la exhibición de colores de los egos personales cual pavo real que despliega sus plumaje.

Otros elementos que no ayudan en la efectividad de las reuniones corporativas son:

• La espera de quienes no están presentes, aun conociendo con anticipación o por costumbre, la hora de inicio de la reunión o la impuntualidad de los convocados, a quienes hay que salir a recogerlos como rebaño, para dar inicio a la sesión.
• La falta de respeto a los temas incluidos en la agenda, dejando para otra ocasión los temas que surjan al margen de la misma.
• La ausencia de una rendición de cuentas puntual y responsable para conocer el estatus de los proyectos estratégicos en ejecución, dando seguimiento y coordinando esfuerzos o recursos necesarios, aprovechando la presencia de quienes están involucrados directa o indirectamente.
• La carencia de moderación objetiva y adecuada, siendo el moderador totalmente imparcial y neutral, identificando adecuadamente acuerdos y desacuerdos.
• No elaborar una minuta – resumen de la reunión que incluya los acuerdos, tareas, responsables y fechas para completarlas… Ah, que esta minuta se comparta entre los asistentes dentro del tiempo prudente.
• La ausencia de horario de conclusión de la reunión lo que hace infinito el cierre de la misma.

Las reuniones en el trabajo significan una necesidad y una oportunidad para el seguimiento, coordinación y evaluación de las tareas y proyectos que se van desarrollando en todos los niveles de la estructura organizacional, la oportunidad está en lograr que esos encuentros sean eficientes y productivos.