La comunicación se da naturalmente en todas las organizaciones, cualquiera que sea su tipo o su tamaño y en consecuencia no es posible imaginar una organización sin comunicación. En esta perspectiva, la comunicación organizacional es el conjunto de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización, y entre ésta y su entorno.
Para poner en marcha los planes de la organización se necesitan sistemas de comunicación eficaces; cualquier información desvirtuada origina confusión, disminuye el rendimiento del grupo y va en detrimento del logro de los objetivos organizacionales.
La comunicación interna debe ser un proceso bidireccional y constante, en ocasiones la información que se comparte en las reuniones de trabajo se genera en un solo sentido y la percibimos igual a los mensajes que recibimos de los medios como la televisión, la radio, el periódico, en donde no hay posibilidad de expresar lo que esa información ha producido en nosotros. Precisamente ahí radica la diferencia entre comunicación e información, para que haya comunicación, debe existir la posibilidad de respuesta, el intercambio de opiniones. La comunicación requiere poner atención al otro, poner interés real en el intercambio de información, desde el habitual saludo hasta la conversación de desarrollo en donde revisaremos la coincidencia de los propósitos de la organización y los objetivos, metas e intereses del colaborador.
Atraer, desarrollar y conservar el talento humano es uno de los principales objetivos del área de gestión humana y debería ser parte de la agenda de todos los líderes de la organización. La buena comunicación es fundamental en todos los campos, de ahí la importancia de que los colaboradores conozcan las marcas que se comercializan, la naturaleza del negocio, los valores, misión, visión y objetivos de la empresa, así como los logros obtenidos por ésta, de esta forma se sentirán realmente parte de la empresa y estarán dispuestos a trabajar para el beneficio de todos.
Además de los medios de comunicación interna habituales (manual de bienvenida, murales, boletín, intranet, manuales de procesos y de puestos, entre otros) es importante que la organización establezca procesos de comunicación formales, como son: breves reuniones diarias (10 minutos), reuniones de seguimiento semanal, entrevistas de desarrollo, evaluación del desempeño, en donde tanto los líderes como los colaboradores puedan expresar sus planteamientos y la retroalimentación correspondiente, además de compartir información estratégica, al menos en líneas generales, que le ayude a trazar planes conjuntos para el logro de los resultados esperados.
“Quien no sabe a dónde va, ya llegó”, así sucede en muchas organizaciones, los colaboradores desconocen cual es la estrategia y el objetivo para el que trabajan día a día teniendo como resultado, la desarticulación de los equipos, la desmotivación y la eventual salida de los colaboradores, en ocasiones solo cuando el empleado está de salida se reconocen sus méritos y se le retroalimenta sobre la valoración positiva que tiene la organización de la labor que van desarrollando.
Mantener una fluida, adecuada y objetiva comunicación interna en la organización es vital para la construcción del clima laboral favorable:
- Evitando malentendidos que pueden perjudicar la organización.
- Controlando mensajes incoherentes hacia nuestros clientes.
- Disminuyendo la inactividad e ineficiencia y aumentando la productividad, pues todos conocerán las responsabilidades asignadas y lo que se espera de cada colaborador.
- Erradicando la baja moral y desmotivación del personal.
- Implementando planes de desarrollo que garanticen el crecimiento del colaborador dentro de la organización.
Cada una de estas acciones son claves para mantener a los mejores colaboradores dentro de la organización construyendo su compromiso a través del desarrollo y crecimiento junto con la organización, haciendo de ese desarrollo una ventaja competitiva inmediata y a largo plazo. Pero el colaborador debe saber cuál es el plan de la institución para su crecimiento y la organización debe conocer cómo se proyecta el colaborador, sus intereses, sus proyectos personales y su estructura familiar. Es posible que la organización este contemplando un proyecto puntual para un colaborador en específico, pero sus intereses no van acordes con ese proyecto, o pudiera suceder que el colaborador esté esperando una oportunidad desde hace tiempo y en el momento en que se presenta esa promoción o ese ascenso posible, la persona designada es otra… esta situación podría ser razón suficiente para la desmotivación, la baja productividad y la eventual salida del colaborador.
Cuando se establecen buenos canales de comunicación con los colaboradores, la información que fluye a través de ellos es de doble sentido y la organización tiene la oportunidad de crear ambientes laborales positivos y motivadores donde el colaborador se siente en plena libertad de expresar sus opiniones y de ser escuchados, el sentido de pertenencia eleva el nivel de compromiso y contribuye a la permanencia de los colaboradores en la institución.
Fluir 